Per quanto si fosse già avviati sulla strada di una digital strategy, ci si è ritrovati convolti in una forzata e talvolta caotica accelerazione. Lo smart working che “nicchiava” da tempo è diventato un modo diffuso per dare continuità ad alcune attività dei business, laddove il lavoro in presenza non era indispensabile. Così, anche la scuola e l’università hanno continuato a funzionare, erogando lezioni, svolgendo esami e discutendo tesi di laurea. Se non fosse per quella socialità che contraddistingue attività lavorative come quelle descritte, verrebbe voglia di fare un bilancio che chiude largamente a favore delle attività svolte in distanza: si risparmiano i tempi e i costi da casa al luogo di lavoro, si risparmiano gli spazi fisici occupati e le strutture sino ad oggi utilizzate (basta un PC) e dovrebbero, più in generale, ridursi gli stress lavorativi. Ma non è proprio così. Lo stress rimane ed è generato dallo strumento che ci sembrava liberatorio. Penso all’ansia generata dal numero di mail alle quali si è riusciti a rispondere rispetto al numero delle mail ricevute in una giornata.

Ma anche in fabbrica e in magazzino il digitale ha reso molte attività caratterizzate da Output qualitativamente migliori, con costi più contenuti (maggior efficienza) e con una flessibilità che i Flexible Manufacturing Systems permettevano, ma poi non mantenevano. I droni in magazzino stanno facendo la differenza basta che tutto sia facilmente identificabile (codici a barre) e la tracciabilità di un prodotto è ormai una realtà.

Ma con il digitale cambiano tante altre cose anche nelle attività di supporto. Così, diventa fondamentale per gestire l’ansia ricordata, che si dia seguito alla capacità di essere selettivi. Capire cosa è “criticità” e inoltre è utile che nell’ambiente lavorativo si diffonda l’idea che cercare di pianificare le proprie attività è meglio che reagire in modo estemporaneo: sono le logiche di Google Calendar che suggerisce addirittura una condivisa gestione del tempo. Inoltre cambiano le metriche per valutare le performance organizzative: il problema diventa quello di aiutare l’impresa a rispondere con rapidità alle richieste del mercato. Sono i tempi di risposta una delle variabili nuove da perseguire e da misurare. Una volta il problema era rispondere alle richieste dei clienti. Oggi il problema è “rispondere subito”.

Ma ci sono cose che prima era molto difficile fare: creare dei database che poi divenissero dei “Personal Knowledge Systems”, dove si è andati ad archiviare le informazioni che servono alla propria attività. Un patrimonio che fa fare un salto professionale e lo si può avere sempre a portata di un clic. Certo, oggi, è nella creazione di questi sistemi che bisogna essere ancor più selettivi che in passato se non si vuole essere travolti dai Big Data. Ancora una volta quello che conta è essere capaci di selezionare. Per esserlo bisogna ricordare alcune regole e alcuni algoritmi della statistica: in proposito ne sono un esempio le analisi di correlazione e di significatività. Da ultimo, per la centralità del tema e le sue enormi potenzialità realizzative con il digitale si desidera ricordare cosa significhi creare per sé stessi dei “Personal Knowledge Systems”. I tre principi per creare degli efficaci sistemi sembrano essere:

1. la qualità delle informazioni raccolte più che loro ampiezza-numerosità; la selezione delle fonti informative è critica; la loro attendibilità rilevante

2. la facile reperibilità e consultazione della conoscenza acquisita (criteri di archiviazione delle informazioni e dei progetti)

3. la velocità con la quale si riescono a reperire/acquisire le conoscenze (ricerca di possibili accelerazioni); in proposito si pensi alle ricerche bibliografiche nel pre-digitale e con i motori di ricerca

Per aiutare a cogliere l’ampiezza dei Knowledge Systems basti ricordare che accanto ai Personal ci sono quelli aziendali. Ne sono solo un contenuto esempio: le mailing list, i CRM systems, il parco fornitori referenziati, il patrimonio delle realizzazioni stilistiche, il patrimonio delle competenze tecniche, l’archivio delle commesse/progetti presentate e realizzate.

Sono questi i patrimoni di una learning organization e la loro efficace gestione è sicuramente facilitata ed efficientata dalle tecnologie digitali. Digitalizzati per forza, ma forse è stata una fortuna.

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