Le presentazioni stanno diventando sempre più importanti. In molti meeting “online” la condivisione di documenti diventa un momento cruciale per l’efficace riuscita del meeting stesso. Condividere un testo in word è da jurassico. Per cui quando ci viene chiesto di presentare una relazione, spesso accompagno un documento cartaceo con delle charts, che diventano oggetto di presentazione e comunicazione a un numero più o meno ampio di persone. Nel predisporre queste charts talvolta ci dimentichiamo che l’efficacia della nostra presentazione e di “quello che rimarrà” dipenderà da numerosi aspetti. Già qualche anno fa su Harvard Business Review venne pubblicato un articolo di Chris Anderson dal titolo molto efficace “How to Give a Killer Presentation” (Come preparare presentazioni che uccidano) (Hbr, June 2013). Alcune riflessioni presentate in quell’articolo, in tanti anni di attività didattica, le avevo anche intuite, ma su altre ho trovato degli spunti interessanti. I nove suggerimenti che emergevano in quel lavoro per evitare “Killer Presentation” erano i seguenti:

1. Non prendersi troppo tempo per spiegare di che cosa si parla: evitare introduzioni troppo prolisse che non consentono di arrivare al “tema” centrale della presentazione; la scaletta della presentazione serve a chi prepara la presentazione stessa per poi realizzarla; mai fermarsi all’inizio per parlare anche sinteticamente dei vari punti che caratterizzano l’indice (agenda); l’indice servirà poi dopo a chi ha fruito della presentazione per andare a recuperare i contenuti dei vari punti in scaletta.

2. Non parlare lentamente e in modo mono-tono: impariamo dagli attori bravi: nelle presentazioni si devono cambiare spesso ritmo e tonalità.

3. Pensare esclusivamente a far capire a tutti quanto siete importanti: non siete voi al centro della presentazione, ma i contenuti.

4. Affollare le slide con numerosi bullet point e molteplici font: guai se si riempiono troppo le charts/slides di elenchi puntati e frasi troppo fitte.

5. Usare un gergo tecnico non spiegato: per “perdere le persone” basta utilizzare con insistenza un gergo tecnico conosciuto da pochi.

6. Dilungarsi sulla storia dell’azienda e dei suoi successi: evitare di iniziare “narrazioni” muovendo da Adamo ed Eva per arrivare poi con calma sino ai giorni nostri.

7. Non preoccuparsi di fare prove per verificare quanto dura la presentazione, soprattutto rispetto al tempo assegnato: di solito una slide dovrebbe essere commentata tra un minimo di 2 minuti e un massimo di 5; pertanto se si hanno a disposizione 30 minuti si tratta di elaborare una presentazione che preveda un massimo 15 di slides.

8. Dare l’impressione di recitare il proprio discorso a memoria: e quindi mai limitarsi a leggere il testo delle singole slide.

9. Non stabilire un contatto visivo con l’audience: Il parterre va tenuto “sotto controllo visivo” anche per capire se si sta catturando l’attenzione.

Inoltre, a completamento di quell’articolo l’Harvard Business Review ha pubblicato di recente un Toolkit dal titolo emblematico “Good Charts for Persuasive Presentations Set”, così composto:

a. “Good Charts: The HBR Guide to Making Smarter, More Persuasive Data Visualizations” (ebook) di Scott Berinato,
b. “Good Charts Workbook: Tips, Tools and Exercises for Making Better Data Visualizations” (ebook)
c. “Hbr Guide to Persuasive Presentations” di Nancy Duarte.

Con questo Toolkit vengono ricordati e ribaditi alcuni concetti utili per creare presentazioni convincenti:

-l’importanza di ricorrere a delle metafore,

-utilizzare l’immagine giusta al momento giusto può trasformare una presentazione insignificante in un’esperienza con valenza anche emotiva (questo vale sia per le slides che per i video),

-una buona visualizzazione può comunicare la natura e il potenziale impatto delle informazioni e delle idee in modo più potente di qualsiasi altra forma di comunicazione,

-elaborare dei grafici efficaci è un problema di controllo del colore, creazione per chiarezza, scelta dei tipi di grafici. Costruire dei buoni grafici sta rapidamente diventando un’abilità indispensabile. Se non lo fai tu, ci pensano gli altri che vengono notati anche per questo.

In particolare, la “Guida HBR alle presentazioni persuasive” scritta da un’ esperta di presentazioni, Nancy Duarte, offre spunti su come superare le ansie da presentazione e sulle tecniche di public speaking, trovando una cadenza e un tono della voce adeguati alle varie situazioni. Sempre il Toolkit include un case study, un video di 20 minuti attraverso il quale la Duarte accompagna il lettore in un’applicazione pratica dei suggerimenti trattati nella Guida. Ma non è tutto. Presentazioni efficaci devono essere predisposte soprattutto dai consulenti. Così fa parte del “McKinsey way” anche la Business Presentation e nelle pagine di Google dedicate a questo tema si trovano i contributi di Bain, BCG e altre fra le principali società di consulenza. Dalle loro presentazioni c’è molto da imparare soprattutto in termini di bilanciamento tra le varie parti della presentazione:

1. prologo e obiettivi del lavoro
2. corpo centrale
3. considerazioni di sintesi.

Da ultimo, si deve anche ricordare che nelle presentazioni in luogo del tradizionale approccio che parte dagli obiettivi e porta attraverso l’indicazione degli indizi all’affermazione finale, si può seguire un approccio alla Hitchcock. Si presenta subito, all’inizio, “l’assassino” e poi si forniscono i vari elementi e le informazioni che portano alla sua conferma finale. Quest’approccio ha il grande pregio di creare sin da subito curiosità e tensione rispetto alla affermazione conclusiva, anche se può generare in qualcuno che ascolta un atteggiamento di rifiuto.

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