Riguardo all’importanza dell’arte di comunicare non ci si può stupire se i suggerimenti arrivano da lontano. Arrivano dalla Roma antica. Per la precisione da Cicerone che nel Primo secolo a.C. in diverse opere lascia tracce e suggerimenti ancor oggi insuperati in materia di comunicazione. In particolare, è di facile reperibilità una raccolta di suoi contributi in un volume pubblicato negli Oscar Mondadori e curato da Paolo Marisch: Cicerone L’arte di comunicare (Mondadori, Milano 2007). Ne emerge un quadro dove il buon comunicatore deve possedere vaste conoscenze poiché la comunicazione che non è solo la retorica, cioè la capacità di utilizzare tecniche di persuasione, di cui già ci aveva lasciato traccia Aristotele. In realtà è l’eloquenza che fa la differenza. Questa è un mix di variabili dalle quali devono emergere i valori. Chi possiede la virtù dell’eloquenza “sa dare espressione verbale ai sentimenti e ai pensieri, in modo tale da riuscire a spingere gli ascoltatori dove vuole; e quanto è maggiore questa forza, tanto più è necessario unirla all’onestà e a una profondissima saggezza” (Cicerone, De oratore).
Le cinque parti dell’oratoria secondo Cicerone sono (per chi desidera approfondire si consulti anche questo link):
-Inventio (l’invenzione): trovare cosa dire. È la ricerca di argomenti validi e credibili;
-Dispositio (la disposizione degli argomenti): è il mettere in ordine tutto il materiale che si è trovato al fine di supportare il nostro discorso, nonché la sua organizzazione secondo un certo criterio;
-Elocutio (l’elocuzione): riguarda la scelta delle parole e delle frasi adatte agli argomenti del contesto. L’elocutio viene quindi sempre dopo la scelta degli argomenti che verranno utilizzati (Inventio) e la loro disposizione (Dispositio) all’interno di un discorso o di uno scritto. Nell’ambito dell’Elocutio, è contemplata anche la Metafora;
-Memoria (la memoria): imparare a memoria. Si tratta di recitare basandosi su un copione ben conosciuto nei suoi argomenti e nelle parole da utilizzare;
–Actio (la declamazione): esporre i contenuti anche con il gesto. L’uso della voce e della gestualità, in modo adatto agli argomenti trattati.
Se queste cinque parti sono essenziali per l’oratoria si può anche sottolineare che i primi tre punti siano imprescindibili anche per un’efficace “slide presentation”.
Tutti questi suggerimenti vengono sviluppati da Cicerone anche nell’ “Orator” e nell’altra opera “De Oratore”. Il primo curato e tradotto da Mario Scaffidi Abbate. Opera fondamentale nella storia dell’eloquenza, l’Arte di saper parlare (Orator), composto fra il luglio e l’ottobre del 46 a.C. riprende i concetti già espressi nel De Oratore (l’oratore, dice Cicerone, deve possedere dottrina, scuola ed esercizio) e affronta per la prima volta la questione relativa al ricordato ritmo prosastico, un fenomeno acustico e naturale già ricordato dai Greci ma da loro non enfatizzato.
Ci sono quindi i vari stili oratori che sono più efficaci in determinati contesti. Questi stili possono essere sobri ed essenziali o in alternativa altisonanti e ricercati nella terminologia. Ovviamente il bravo oratore deve essere capace di utilizzare l’uno o l’atro e di passare dall’uno all’altro in relazione alle situazioni. Questo richiede pratica e una preparazione culturale elevata. Solo così l’oratore, secondo Cicerone, potrà portare a compimento i suoi tre obiettivi: probare, delectare, flectere (dimostrare, divertire, convincere). Ma a caratterizzare la qualità dell’oratoria e la capacità di mantenere attenti gli interlocutori c’è la costruzione ritmica del periodo. Cicerone fu il primo a sviluppare la teoria del ritmo (numerus), fissando la legge che determina la combinazione delle parole più convenienti alla cadenza del discorso. È appena il caso di ricordare un ammonimento che Cicerone rivolge a chi deve comunicare: “per parlare con efficacia di un argomento bisogna conoscerlo” e di quali sono gli obiettivi per i quali si comunica. Insomma per Cicerone una componente rilevante dell’arte di comunicare è data dalla preparazione e dallo studio del contesto. Se ci si prepara in questa direzione l’oratoria aumenterà le probabilità di essere efficace.
Però, sempre Cicerone, ci ha lasciato anche numerosi contributi scritti che fanno intravedere come anche la scrittura abbia le sue criticità rispetto all’efficacia della comunicazione. Molti indicano nello “stile giornalistico” un approccio efficace: frasi brevi e sequenza logica stringente. Ma anche in questo caso può essere opportuno ricorrere ad un “dipende”. Anche il “burocratese” secondo alcuni è una forma di comunicazione scritta che assolve ad un obiettivo, rendere spesso necessaria la richiesta di chiarimenti, dire ma non affermare. A prescindere da queste funzionalità distorte anche scrivere dovrebbe aiutare a comunicare. Molti dei suggerimenti sin qui ricordati, che ci arrivano anche dal mondo antico, sono più che mai preziosi in un contesto, come quello attuale, impregnato di comunicazione, dove purtroppo la tecnologia, con mail ed altre soluzioni di comunicazione, talvolta impoverisce più che arricchire. Non sono un esperto di questi temi, ma per il mestiere che faccio ho provato ad applicare alcuni dei suggerimenti che mi sono stati dati e che ho cercato di fare miei. Si rimanda comunque le persone della nostra community interessate ad approfondire l’”arte” della comunicazione ad alcuni articoli e libri e lo si fa in modo selettivo, cercando di non venir meno alla filosofia di Manage-Mind.
Vi è da dire che la percezione che la comunicazione fosse importante risale al momento in cui entrai in aula alla Scuola di direzione della Bocconi. Le attenzioni di chi mi valutava erano forse addirittura superiori sulle mie capacità di comunicazione rispetto ai contenuti. Ebbi la certezza dell’importanza della comunicazione quanto più le aule diventavano impegnative. Qui, la mia giovane età di allora, mi imponeva anche una grande attenzione nella scelta dell’argomento e dei suoi sviluppi logici. Diventavano rilevanti le slide e le presentazioni in Power Point. Diventa centrale anche imparare a darsi un numero di slides rispondente al tempo a disposizione dato uno standard di almeno 2-3 minuti per ogni singola slide. Per cui, se si deve parlare per mezz’ora, sono consigliabili al massimo 15 slide (Questi temi sono stati trattati in un post precedente dal titolo: “Per delle presentazioni a regola d’arte”, tema che mi venne stimolato nella messa a punto del percorso Conversazioni di management per Roquette Italia, branch di una multinazionale francese per la trasformazione del mais guidata in quegli anni dall’Ing. Dalla Pria).
In particolare fu Aldo Spranzi, che fui chiamato a sostituire nel corso di Contabilità dei Costi all’executive Master (1982 – allora chiamato Corso biennale serale in economia aziendale con la sigla C.B.S.), ad insegnarmi a:
a) presentare in modo freddo e distaccato i vari argomenti del corso ed in particolare i vari metodi di calcolo dei costi (Full costing e Direct costing);
b) creare un po’ di suspense nel presentare la soluzione finale; il metodo di calcolo che presentava i principali vantaggi (il Direct Costing).
Poi nella mia successiva esperienza vi furono due illuminazioni rese possibili da alcune iniziative che la SDA organizzò: una con Giuseppe Pontiggia sull’arte di scrivere e l’altra con alcuni grandi attori tra i quali Dario Fo. Qui mi fu chiaro ancora uno degli insegnamenti di Cicerone. Per mantenere elevata l’attenzione di chi ascolta bisogna imparare a modulare il tono della voce, nel corso dell’eloquio. Mi fu altrettanto chiara la possibilità, nell’impostare la comunicazione, di scrivere ed attenersi rigidamente al copione (Slide) o di “recitare” a soggetto. Nel primo caso è comunque assolutamente sconsigliato leggere il copione, senza nessuna divagazione sul tema. Sull’arte dello scrivere si potrebbero comporre enciclopedie. Nello scrivere di certo aiuta l’aver letto molto. L’aver avuto occasioni di confrontarsi (ad esempio tradizioni) con culture come quella anglosassone dove i periodi sono brevi e con poche subordinate. Aiuta anche preparare una “scaletta” degli argomenti che si desidera affrontare, prima di iniziare a scrivere il testo nella sua stesura completa. Ma oltre allo stile che ognuno di noi sviluppa a livello personale, ci sono anche piccoli trucchi per catturare l’attenzione del lettore. Questi trucchi ci vennero presentati in un ciclo di incontri da Giuseppe Pontiggia, in un corso che tenne, anche alla SDA, sull’arte dello scrivere: incuriosire il lettore con qualche affermazione strana nell’incipit e scrivere una parte finale altrettanto accattivante per il lettore, quasi a costringerlo ad andare a leggere ciò che precede. Dove spesso siamo ancora molto deboli in Italia, anche per la nostra tendenza ad essere prolissi, è nel preparare efficaci “Abstract” dei documenti o, per i libri, le quarte di copertina. Spesso non si riesce a coglierne il vero scopo: invogliare una persona alla lettura. Mi sono poi addentrato nell’articolato contributo della Programmazione neurolinguistica in tema di comunicazione. Ho avuto così una conferma che per la comunicazione verbale non è solo un problema di parole e tono della voce, ma entrano in gioco anche la postura e la gestualità utilizzate durante il momento comunicativo. Anzi proprio queste possono portare la persona con la quale si comunica a percepire un messaggio diverso da quello che si voleva comunicare. Robert B. Dilts è per me l’autore di riferimento su questi temi. Anche lui in proposito ci conferma la validità di alcune affermazioni di Cicerone. La prima è che quando si comunica è fondamentale ricordarsi che la forma di comunicazione migliore da utilizzare va composta con riferimento a:
-Persone a cui si comunica
-Messaggio che si desidera comunicare
-Media o mezzo di comunicazione prescelto/possibile
Questa articolazione, definita da Dilts la matrice della comunicazione (Figura 1), rappresenta un modello che aiuta a rendere il momento comunicativo più efficace.
Figura 1 – Matrice di comunicazione (Robert Dilts, Leadership e visione creativa, Guerini, Milano 1998, pag.156)
Così le scelte da comporre sul messaggio e il media utilizzare è opportuno che siano composte quando si è chiarito il contesto nel quale si desidera comunicare. Pertanto dovrebbero essere diversi il messaggio, la sua impostazione e il media prescelto a seconda che il destinatario del messaggio sia:
-la singola persona
-il team
-un pubblico ampio
In particolare è opportuno ricordare che ogni messaggio è accompagnato da un “meta messaggio” di livello superiore, che spesso non è verbale per cui lo stesso messaggio può assumere significati diversi se accompagnati da metamessaggi che enfatizzano certi aspetti del messaggio favorendone o distorcendone l’interpretazione. I metamessaggi vengono lanciati con il tono della voce, uno sguardo più o meno sfuggente, una certa gestualità delle mani, la postura nel suo insieme.
Figura 2 – Un esempio del combinarsi tra messaggi e metamessagio nella comunicazione persona vs persona (Robert Dilts, op.cit., pag.165)
Inoltre, gioca un ruolo rilevante nel facilitare una corretta impostazione del messaggio considerare:
-lo Status delle persone cui si comunica (complementarietà come capo vs altro capo, simmetria come tra responsabili di diverse aree funzionali, reciprocità)
-la cultura organizzativa ove per la comunicazione si utilizzino o meno gli stessi classici canali
In effetti anche sul piano dei canali di comunicazione esistono diverse scelte. I mezzi/media sono così indicati da Robert Dilts: Verbale, Documento scritto, Visivo, Fisico. Da ultimo dato che: “una delle più importanti abilità comunicative di leadership consiste nella capacità di fare in modo che il messaggio inviato sia anche quello effettivamente ricevuto sempre secondo Dilts è opportuno, con una certa continuità nel tempo, verificare che la comunicazione sia stata efficace. Per farlo ci si può assicurare che, in vari momenti, i messaggi inviati portino nella direzione dell’esito comunicativo sperato. Si possono utilizzare le proprie capacità osservative e i feedback. Si possono scegliere meglio e in modo più accurato i messaggi e i meta messaggi. Tutti questi particolari ci aiutano a capire perché anche comunicare sia un’arte nella quale una persona, con alcune caratteristiche naturali, può trovare soluzioni e strumenti per migliorare e valorizzare la propria efficacia comunicativa, anche se non soprattutto in azienda. È comunque un’arte dalle ricadute relazionali importantissime. Forse è anche per questo che ci sono persone che si ascolterebbero per ore o delle quali si leggerebbero pagine e pagine senza fermarsi.
Bibliografia essenziale:
CICERONE M.T., L’arte di comunicare. Saggezze, Mondadori, Milano, 2007 (a cura di P. Marisch)
FO D., Manuale minimo dell’attore. Einaudi, Torino, 1996
PONTIGGIA G., Dentro la sera. Conversazioni sullo scrivere. Belleville Editore, 2016. I contenuti del libro sono anche presentati in un ciclo di lezioni di Pontiggia su YouTube a questo link.
Ci sono poi delle attenzioni particolari nella comunicazione quando ci si trova in ambiente caratterizzato da elevata incertezza e qualche suggerimento ci viene anche da Mckinsey a questo link.
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