…fare il budget. Così avrebbe iniziato Gabriele D’Annunzio se la sua poesia “Pastori d’Abruzzo” fosse stata dedicata agli imprenditori italiani, posto che di “migrare” anche questi ultimi si devono di sicuro preoccupare.

Il budget è un importante strumento di direzione che viene elaborato riflettendo sulla gestione aziendale nell’anno che verrà. È uno strumento per pensare al futuro e in questo contesto definire chi si desidera cercare di essere. Pertanto è subito necessario precisare che il budget non è una previsione, ma un piano di azione articolato che cerca di definire oggi le cosa da fare domani al fine di raggiungere gli obiettivi desiderati. Certo si può cercare di formulare una previsione, ma giusto per cercare di definire il contesto ambientale esterno e la situazione del mercato specifico, nel quale si dovrà inserire il budget aziendale. Prevedere per non essere fuori dal mondo. Ed è scontato che più il contesto sarà negativo, più sarà impegnativo raggiungere traguardi e risultati ambiziosi. Basta saperlo e non scoraggiarsi.

Si può inoltre subito precisare che non si può elaborare un budget efficace se non si sono definiti in modo chiaro gli obiettivi che si desidera raggiungere in termini almeno di posizionamento di mercato e di redditività. Si tratta quindi di definire le azioni che sembrano necessarie per raggiungere tali obiettivi. Il Budget diventa una dichiarazione di intenti che viene poi tradotta in termini di ricavi e di costi. Non c’è budget se non si sono indicate le azioni che si pensa di intraprendere.

Spesso invece il budget è un insieme di numeri più o meno raffazzonato: di ricavi spesso improbabili e di costi proiezione di quelli dell’anno che sta finendo, “opportunamente” aumentati. Il Budget non si fa così. Bisogna chiedersi: “cosa si deve fare per mantenere o incrementare i ricavi?” , “quali azioni intraprendere per migliorare le marginalità dell’attività che si svolge?” “quali azioni commerciali intraprendere per fidelizzare i clienti?” e così via scendendo poi nei particolari. Solo a questo punto ha senso tradurre il tutto in termini monetari (ricavi e costi di budget), si elaborano così i Budget operativi, cioè i budget delle azioni e dei risultati cui queste azioni si pensa/spera approderanno.

Le 7 fasi per elaborare il budget sono le seguenti:

Fase 1: analisi dello scenario attuale e prospettico
Fase 2: analisi dei risultati nell’anno che va a chiudersi
Fase 3: esplicitazione della strategia che si desidera realizzare
Fase 4: definizione degli obiettivi nei quali si traduce la strategia (che oltre ai due sopra ricordati possono essere di aumento notorietà del Brand, miglioramento/consolidamento della reputazione, inserimento e lancio di nuovi prodotti/fornitori, ecc.)
Fase 5: elaborazione dei piani di azione per cercare di raggiungere gli obiettivi desiderati
Fase 6: conversione delle azioni in ricavi e costi e loro sintesi nel budget economico
Fase 7: verifica della fattibilità finanziaria dei Budget elaborati attraverso la predisposizione dei budget finanziari, che tengano conto, oltre che dei riflessi finanziari della gestione economica caratteristica, anche di eventuali investimenti

Così è opportuno sottolineare che accanto alla prima sin qui richiamata tipologia di budget rappresentata dai:
1. Budget operativi che riguardano ricavi e costi della gestione caratteristica dell’azienda; oltre al budget delle vendite, specie in un’impresa di distribuzione è fondamentale il budget degli acquisti e poi i budget dei costi commerciali e dei costi del personale; tutti questi budget vengono sintetizzati nel Budget economico;

si affiancano altre due tipologie di budget:

2. Il budget degli investimenti, con il quale si definiscono gli investimenti che si ritiene necessario attivare nell’anno che verrà e che sono spesso il frutto di obiettivi strategici a medio lungo termine;

3. Il Budget di cassa o di tesoreria , attraverso il quale i ricavi e i costi di budget sono riletti e trattati in base al momento in cui si pensa corrispondano ad entrate di cassa (ricavi che diventano cassa solo quando i crediti si incassano) o ad uscite di cassa (i costi si traducono in uscite di cassa nel momento in cui si pagano i fornitori).

È appena il caso di sottolineare come oggi, dato il malvezzo da parte di alcuni clienti di pagare con ritardi più o meno marcati, il Budget di cassa diventi uno strumento spesso prezioso, per evitare pericolose tensioni finanziarie. E’ soprattutto sulla cassa che si può cogliere in modo lampante il ruolo di “saperlo prima”.

Ed è proprio così, il budget ha questa grande valenza positiva: consente di sapere prima a quali risultati si andrà incontro. E quindi se lo si desidera di intervenire prima e non dopo.

Alberto Bubbio

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